Cum se inscriu companiile in sistemul AFM online si care este procedura de autentificare si acces in cont

Pana nu demult, declaratiile lunare cu privire la obligatiile de plata, pe care anumite companii le au catre Fondul pentru Mediu, se intocmeau cu ajutorul unui soft instalat local pe computer, se printau pe format hartie si se transmiteau catre Administratia Fondului pentru Mediu (AFM) prin curier/posta – cu confirmare de primire – sau se depuneau direct la registratura institutiei.

Intrucat Administratia Fondului pentru Mediu a anuntat in vara anului trecut ca incepand cu luna martie 2021 (termen prelungit ulterior pentru iulie 2021), declaratiile catre Fondul de Mediu se vor intocmi si se vor transmite doar in format electronic, prin sistemul online AFM, ne-am gandit ca ti-ar fi de folos sa primesti suportul nostru in acest sens si sa te ghidam pas cu pas in procesul de inrolare in sistemul electronic AFM.

Ulterior acestei prime date limita anuntate, pentru ca foarte multe societati nu au reusit sa parcurga procedura de inrolare, Administratia Fondului pentru Mediu a prelungit termenul limita pana la care se mai accepta declaratiile pe format hartie.

Astfel, incepand cu declaratia aferenta perioadei de raportare iulie 2021, toate societatile economice care au calitate de contribuabil la Fondul pentru Mediu, vor intocmi si transmite declaratia lunara exclusiv prin mijloace electronice de transmitere la distanta, adica prin intermediul aplicatiei informatice „Depunere declaraţii on-line”.

Inainte de a-ti prezenta procedura de inrolare in sistemul AFM si pe cea de autentificare si acces in cont, este important sa întelegi cine are obligatia de intocmire si transmitere a declaratiilor catre AFM.

Foarte pe scurt, raspunsul la aceasta intrebare este: toti operatorii economici care au obligatii de plata catre Fondul pentru mediu, conform Art.9 din OUG 196/2005. Insa raspunsul la aceasta intrebare este mult mai complex si tocmai de aceea, pentru ca vrem sa te ajutam cu toate informatiile de care ai nevoie in domeniul mediului, am pregatit pentru tine un articol dedicat, cu lista operatorilor economici care au obligatia de plata si declarare catre Fondul pentru Mediu, impreuna cu informatii legate de contributiile pe care acestia le datoreaza. Gasesti articolul aici.

Ce trebuie sa stii inainte de a incepe inrolarea

Inrolarea in sistemul electronic AFM se realizeaza o singura data si ofera contribuabililor la Fondul pentru Mediu posibilitatea obtinerii credentialelor unice de acces in sistemul AFM-online.

Inainte de a incepe procedura efectiva de inrolare online sunt anumite amanunte de care trebuie sa tii cont si anumite documente pe care trebuie sa le pregatesti. Iata mai jos o schema a pasilor pe care trebuie sa-i faci inainte de a incepe inrolarea in sistem.

Schema procedurii de pregatire a inrolarii

Alegi varianta de cont Stabilesti persoana care se va inrola in sistem Te asiguri ca persoana care se va inrola detine (sau obtine) semnatura electronica bazata pe certificat digital calificat Pregatesti actul doveditor care atesta legatura intre societate si persoana care va fi inrolata (certificatul constatator ONRC sau procura notariala, dupa caz). 

NOTE importante pentru implementarea corecta a procedurii de pregatire:

Alegerea variantei de cont

Pentru a avea acces in aplicatie, trebuie mai intai sa creezi un cont de acces, iar pentru asta trebuie sa alegi intre cele doua optiuni disponibile: 

1. Crearea unui cont pe baza de utilizator si parola

Aceasta varianta este limitativa, deoarece nu iti permite sa intocmesti si sa transmiti  declaratiile catre AFM, ci doar sa vizualizezi declaratiie depuse deja sau platile efectuate. Aceasta varianta este mai utila managerilor, care vor sa se asigure ca declaratiile au fost intocmite si transmise corect, de catre persoanele responsabile, iar platile au fost efectuate.

In aceasta varianta, userul si parola sunt generate de catre AFM, in baza unei solicitari scrise si depuse la sediul AFM, de catre reprezentantul legal al societatii – Anexa 1, din Ordinul 572 din 2019.

2. Cont pe baza de certificat digital calificat

A doua varianta de acces in sistemul online AFM este prin crearea unui cont pe baza de certificat digital calificat (semnatura electronica). Acest lucru presupune obtinerea, in prealabil, al acestei semnaturi electronice.

depunerea electronica a declaratiilor se poate realiza numai de catre persoanele care detin un certificat calificat, emis de un prestator de servicii de incredere, acreditat in conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (vezi mai jos lista acestora).

Aceasta varianta este varianta optima, deoarece iti permite nu doar vizualizare, dar si intocmirea si transmiterea declaratiilor privind obligatiile la Fondul pentru Mediu, plus multe alte funtionalitati.

Vezi mai jos lista operatiunilor pe care le poti face prin intermediul acestui tip de cont si functionalitatile la care ai acces (le gasesti in descrierea Procedurii de autentificare si acces in contul AFM).

Stabilirea persoanei responsabile

Inainte de a incepe procesul de inrolare in sistem, compania trebuie sa stabileasca persoana care va fi inrolata si care va avea responsabilitatea intocmirii si transmiterii declaratiilor catre AFM.

Aceasta persoana poate fi reprezentantul legal sau poate fi un imputernicit al reprezentantului legal, cum ar fi: responsabilul de mediu, contabilul, specialistul in managementul deseurilor sau orice alta persoana de incredere, caruia reprezentantul legal doreste sa-i delege aceasta responsabilitate.

In situatia in care o societate are nevoie de inrolarea mai multor reprezentanti legali sau a mai multor imputerniciti legali, aceasta are nevoie sa obtina de la AFM aprobarea fiecarui cont in parte din partea.

Iar in situatia in care un reprezentant legal este asociat mai multor societati, va depune o cerere de inrolare pentru fiecare operator economic distinct.

Important! Pentru crearea contului, atat reprezentantului legal, cat si imputernicitul sunt obligati sa detina semnatura electronica calificata.

Obtinerea certificatului digital calificat (semnatura electronica)

Asa cum mentionam mai devreme, depunerea online a declaratiilor se poate face numai in baza certificatului digital calificat, pe care persoana responsabila cu depunerea trebuie sa-l detina sau sa il obtina, de la un prestator de servicii de încredere calificat, acreditat în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014.

Acestia sunt: CertSign, Trans Sped, CertDigital, AlfaTrust/AlfaSign, DigiSign.

Pregatirea actelor doveditoare

Dupa desemnarea persoanei care va fi inrolata (reprezentantul legal sau imputernicitul) trebuie sa te asiguri ca ai acces la acte doveditoare care atesta legatura intre societate si persoana responsabila.

Daca persoana responsabila este reprezentantul legal, actul doveditor este certificatul constatator ONRC, iar daca este un imputernicit al acestuia trebuie sa detina o procura notariala.

Aceasta procura sau declaratie notariala, cum se mai numeste, va fi acceptata de catre Fondul pentru Mediu doar daca include urmatoarele informatii minime:

  • datele de identificare ale contribuabilului/platitorului, dupa caz
  • datele de identificare ale reprezentantului legal;
  • datele de identificare ale persoanei fizice – care va avea calitatea de imputernicit pentru utilizarea serviciului „Depunere declaratii on-line”;
  • adresa de e-mail la care se vor efectua notificarile referitoare la confirmarea declaratiilor privind obligatiile la Fondul pentru mediu depuse prin mijloace electronice de transmitere la distanta;
  • acordul privind primirea de informari prin posta electronica;
  • acceptul privind termenii si conditiile de utilizare a serviciului „Depunere declaratii on-line”;
  • se va mentiona obligatoriu ca persoana este imputernicita pentru utilizarea serviciului „Depunere declaratii on-line” la Fondul pentru mediu.

Procedura de inrolare in sistemul electronic AFM

Pentru a solicita inrolarea in aplicatie, intra pe pagina oficiala afm.ro, selecteaza sectiunea Servicii online, apoi acceseaza sectiunea Depunere declaratii si selecteaza butonul Nu ai cont? din partea dreapta, de jos a paginii. Varianta mai scurta este sa accesezi direct pagina dedicata sistemului AFM-online, https://online.afm.ro/ si sa selectezi butonul Nu ai cont?

Completeaza pe rand toate detaliile din formular si incarca documentele solicitate, pentru a transmite solicitarea de inrolare in aplicatie.

Dupa finalizarea etapei de inrolare, printeaza pe suport hartie, cererea sub forma de  PDF si impreuna cu certificatul constatator sau procura notariala in original (in cazul imputernicitului) transmite-le catre Administratia Fondului pentru Mediu, prin curier/posta, cu confirmare de primire sau depune-le direct la registratura AFM (in prezent – la data publicarii acestui articol – accesul publicului in cadrul institutiei este restrictionat, in contextul situatiei epidemiologice generate de virusul SARS-CoV-2).

In urma transmiterii acesteia, AFM va analiza solicitareaa, care trebuie sa corespunda Termenilor si Conditiilor de utilizare a serviciului AFM-online, si va transmite rezolutia inrolarii in sistem – decizia de aprobare sau respingere a cererii.

Aceasta va fi transmisa prin e-mail, catre adresele de mail furnizate atat pentru societatea cat si catre adresa de e-mail a reprezentantului legal.

Schema procedurii de inrolare in Sistemul elecronic AFM (pas cu pas)

Accesezi site-ul oficial afm.ro ⇒ Selectezi sectiunea Servicii online Accesezi sectiunea Depunere declaratii Iti dai acordul pentru  Politica de Cookie si de Confidentialitate Acceseazi butonul Nu ai cont? Completezi cu datele solicitate sectiunea Date societate din formularul aferent Completezi sectiunea Adauga cont principal adaugand IBAN-ul contului principal si denumirea bancii societatii Completezi sectiunea Detinator semnatura electronica calificata si completezi cu datele personale ale reprezentantului legal sau ale imputernicitului, dupa caz Apesi buton Incarca document notarial si incarci certificatul ONRC sau procura notariala, dupa caz Inscrii valabilitatea actului notarial bifezi primele doua casute legate de Termeni si Conditii si cea cu privire la primirea informatiilor prin e-mail Selectezi butonul Descarca cerere – document semnat electronic si salvezi formularul in format PDF Semnezi electronic Cererea (folosind certificatul digital calificat) Apesi butonul Incarca cerere de inrolare semnata electronic si incarci formularul semnat Accesezi butonul Transmite cerere ⇒ Transmiti cererea impreuna cu procura notariala, in original, catre AFM, prin posta/curier cu confirmare de primire sau o depui direct la registratura AFM Verifici emailul comunicat si astepti rezolutia inrolarii.

NOTE explicative si recomandari pentru o completare/implementare corecta

Date societatate

  • Inrolarea se face cu datele sediului social, NU a punctelor de lucru.
  • Pentru finalizarea etapei, in afara de sectiunea Mentiuni, unde nu este necesara inscrierea anumitor mentiuni, trebuie introduse, corect, toate celelate datele solicitate in formular.
  • La Judet, trebuie sa selectezi judetul din lista predefinita. Scrii prima si eventual a doua litera din denumirea judetului si iti apare lista judetelor. Selectezi judetul aferent localitatii de care apartine sediului social.
  • Asigura-te ca numarul de telefon comunicat este cel de contact al companiei, iar adresa de e-mail este adresa oficiala a companiei, deoarece aceasta este adresa de e-mail catre care va fi transmisa rezolutia inrolarii si alte comunicari de la AFM.

Adauga Cont Principal

  • Aceasta sectiune este dedicata datelor bancare ale societatii si este important sa introduci corect codul IBAN corespunzator contului principal al companiei si sa selectezi apoi banca aferenta din lista afisata.

Detinator semnatura electronica calificata

  • In aceasta sectiune trebuie completate datele persoanei care va fi inrolata drept responabil. Asa cum am mentionat mai devreme, aceasta persoana poate fi reprezentantul legal sau persoana imputernicita.
  • In ceea ce priveste adresa de e-mail a persoanei inrolate, este important ca aceasta sa fie corecta, deoarece pe aceasta adresa de e-mail (dar si pe cea oficiala a companiei) AFM va transmite toate notificarile, inclusiv solutionarea cererii de inrolare.
  • La numar de telefon se trece numarul de telefon mobil al persoanei inrolate.
  • Functia – in aceasta sectiune adaugi functia pe care persoana inrolata o detine in cadrul companiei sau in relatia cu aceasta. De exemplu: administrator, responsabil de mediu, contabil, specialistul in managementul deseurilor, etc.
  • La sectiunea Calitate trebuie sa selectezi varianta corecta dintre cele trei optiuni disponibile: reprezentant legal, reprezentat desemnat sau imputernicit.

Incarca document notarial

  • Certificatul constatator ONRC sau declaratia notariala, dupa caz, trebuie semnate inainte de a fi incarcate in sistem, de catre persoana autorizata, folosind propriul certificat digital, obtinut in prealabil de la operatorii autorizati pentru emiterea de certificate de semnatura electronica.
  • Pentru a semna documentul, se scaneaza mai intai si se salveaza in format PDF, cu o dimensiune maxima de 10Mb (vezi mai jos procedura de semnare electronica a unui document PDF).
  • Daca reprezentantul legal nu se afla pe teritoriul Romaniei, acesta poate intocmi procura notariala in tara in care se afla, insa la momentul incarcarii in sistem acesta trebuie insotita de traducerea legalizata in limba romana.
  • Daca reprezentantul legal a intocmit o procura notariala catre o firma de consultanta, acesta trebuie sa fie insotita si de o procura notariala, din partea reprezentantului legal al firmei de consultanta pentru persoana detinatoare a semnaturii electronice calificate, cea care va fi imputernicita pentru intocmirea si depunerea declaratiiilor contribuabilului respectiv.

Valabilitatea documentului notarial

In momentul in care inscrii valabilitatea declaratiei notariale sau a procurii respective, este important sa notezi aceasta data, deoarece inainte de aceasta data procura sau imputernicirea trebuie reinnoita. Altfel, odata cu pierderea valabilitatii, se pierde si valabilitatea contului AFM-online, ceea ce presupune reluarea procedurii de inrolare.

Incarca cerere de inrolare semnata electronic

Cererea se incarca doar dupa ce ai semnat-o electronic, in prealabil.

Pentru semnarea electronica a unui document cu extensie .pdf trebuie sa parcurgeti urmatorii pasi:

  1. Deschide documentul cu extensia .pdf
  2. Acceseaza meniul Instrumente (in engleza – Tools)
  3. Acceseaza optiunea Certificate (in engleza – Certificate)
  4. Din meniul Certificate, acceseaza optiunea Semnare digitala (in engleza – Digitally sign)
  5. Urmeza pasii indicati in continuare de sistem (crearea unui chenar unde doriti sa apara semnatura, introducerea parolei etc).
  6. Documentul astfel creat (cu semnatura electronica), va fi salvat tot cu extensia .pdf si incarcat in sistemul online AFM.

Atentie!  Ai grija sa nu iti expire semnatura electronica, deoarece odata cu pierderea valabilitatii semnaturii electronice pierzi si accesul in aplicatie si esti obligat sa reiei procedura de inrolare.

Procedura de autentificare si acces in contul AFM

Dupa ce primesti e-mailul cu mesajul referitor la aprobarea cererii de inrolare, te poti autentifica  in aplicatia informatica pentru utilizarea serviciului „Depunere declaratii on-line” cu certificatul digital calificat folosit la semnarea cererii de inrolare.

NU sunt necesare user-ul si parola, insa accesul va fi posibil numai dupa primirea mesajului referitor la aprobarea cererii de inrolare.

Schema procedurii de autentificare si acces in contul AFM (pas cu pas)

Conectezi certificatul digital la calculator, adica stick-ul USB cu semnatura electronica (care in prealabil trebuie sa fie instalat in computer) Accesezi pagina oficiala a Sistemului electronic AFM  https://online.afm.ro/  Selectezi butonulIntra in cont – Certificat digital ⇒ Selectezi certificatul digital accesand campul Certificat digital Introduci PIN-ul aferent acestuia cand se solicita In al doilea camp va aparea automat codul/codurile fiscal/e al societatii/societatilor inrolate Apesi butonul Intra in cont.

Odata autentificat in aplicatie, vei avea acces la mai multe operatiuni:

  • Intocmirea si transmiterea declaratiilor privind obligatiile la Fondul pentru Mediu
  • Verificarea si confirmarea de primire a declaratiilor, privind obligatiile la Fondul pentru Mediu si a numerelor de inregistrare alocate
  • Vizualizarea istoricului declaratiilor comunicate si descarcarea situatiei acestora
  • Poti vizualiza si descarca situatia platilor efectuate pana la acel moment catre Fondul pentru Mediu
  • Posibilitatea revocarii sau reinnoirii certificatului calificat pentru semnatura digitala – cel care a fost utilizat pentru inrolare
  • Gestionarea datelor, atat ale persoanei inrolare cat si datele companiei – acestea pot fi modificate odata cu actualizarea acestora (modificarea sediul firmei, datele de contact, etc). Se gestioneaza prin accesarea sectiunii administrare cont societate. Modificarile se vor realiza doar in urma apasarii butonului
  • Solicitarea certificatului de atestare fiscala, etc.

Eventuale erori de Logare

In eventualitatea anumitor erori de logare/autentificare, iata mai jos cateva variante posibile de rezolvare:

Aplicatia nu recunoaste semnatura electronica

  • Verifica daca browserul folosit poate sustine toate functionalitatile pe care aplicatia AFM le pune la dispozitia contribuabililor;
  • Verifica setarile browser-ului si asigura-te ca sunt activate ferestre pop-up pentru aplicatia AFM (ca nu sunt blocate de catre browser).

Daca nu ai cunostinte tehnice, verifica toate aceste aspecte cu persoana din departamentul IT sau o alta persoana specializata.

Aplicatia nu iti ofera acces la certificatul digital

  • Verifica daca ai introdus corect stick-ul in calculator;
  • Verifica daca ai instalat corect certificatul de semnatura electronica – de obicei aceasta este cea mai frecventa cauza a absentei certificatului.

Nu regasesti CUI-ul societatii in lista dedicata

  • Verifica valabilitatea certificatului – este posibil ca valabilitatea acestuia sa fi expirat. Poti face aceasta verificaredeschizand un fisier in format PDF, semnat in prealabil prin intermediul certificatului respectiv – accesand sectiunea semnaturi, din partea dreapta a paginii, unde sunt specificate proprietatile semnaturii – certificat semnatar. Verifica daca informatiile din campurile aferente valabilitatii ( de la / pana la) includ perioada curenta.
  • Este posibil ca cererea de inrolare sa nu fi fost aprobata.

Verifica daca cererea de inrolare a fost aprobata. Din momentul primirii e-mailului, contul tau va fi activat in cel mult 5 minute.

Asadar, acestea sunt cele doua proceduri necesare pentru a putea intocmi si a transmite declaratiile online catre AFM. Iar pentru ca procedura de intocmire si transmitere a declaratiilor este cel putin la fel de provocatoare, suntem in curs de pregatire a unui articol complet pe aceasta tema. Te tinem la curent!

Asa ca, fii cu ochii pe noi. Citeste e-mailurile de la noi, da like paginii noastre de Facebook si inregistreaza-te in Grupul Responsabililor de Mediu.

Descopera Platforma WasteBill

Te vom ajuta sa ai o misiune simpla, o evidenta sigura, clara si acces rapid la toate documentele si rapoartele intocmite.