Cum se inscriu companiile in sistemul AFM online si care este procedura de autentificare si acces in cont

Pana nu demult, declaratiile lunare cu privire la obligatiile de plata, pe care anumite companii le au catre Fondul pentru Mediu, se intocmeau cu ajutorul unui soft instalat local pe computer, se printau pe format hartie si se transmiteau catre Administratia Fondului pentru Mediu (AFM) prin curier/posta – cu confirmare de primire – sau se depuneau direct la registratura institutiei.

Intrucat Administratia Fondului pentru Mediu a anuntat in vara anului trecut ca incepand cu luna martie 2021 (termen prelungit ulterior pentru iulie 2021) declaratiile catre Fondul de Mediu se vor intocmi si se vor transmite doar in format electronic, prin sistemul online AFM, ne-am gandit ca ti-ar fi de folos sa primesti suportul nostru in acest sens si sa te ghidam pas cu pas in procesul de inrolare in sistemul electronic AFM.

Ulterior acestei prime date limita anuntate, pentru ca foarte multe societati nu au reusit sa parcurga procedura de inrolare, Administratia Fondului pentru Mediu a prelungit termenul limita pana la care se mai accepta declaratiile pe format hartie.

Astfel, incepand cu declaratia aferenta perioadei de raportare iulie 2021, toate societatile economice care au calitate de contribuabil la Fondul pentru Mediu, vor intocmi si transmite declaratia lunara exclusiv prin mijloace electronice de transmitere la distanta, adica prin intermediul aplicatiei informatice „Depunere declaraţii on-line”.

Inainte de a-ti prezenta procedura de inrolare in sistemul AFM si pe cea de autentificare si acces in cont, este important sa întelegi cine are obligatia de intocmire si transmitere a declaratiilor catre AFM.

Foarte pe scurt, raspunsul la aceasta intrebare este: toti operatorii economici care au obligatii de plata catre Fondul pentru mediu, conform Art.9 din OUG 196/2005. Insa raspunsul la aceasta intrebare este mult mai complex si tocmai de aceea, pentru ca vrem sa te ajutam cu toate informatiile de care ai nevoie in domeniul mediului, am pregatit pentru tine un articol dedicat, cu lista operatorilor economici care au obligatia de plata si declarare catre Fondul pentru Mediu, impreuna cu informatii legate de contributiile pe care acestia le datoreaza. Gasesti articolul aici.

Fa-ti cont in Academia de Mediu si da like paginii noastre de Facebook si fii la curent cu cele mai importante stiri si informatii din domeniul mediului.

Ce trebuie sa stii inainte de a incepe inrolarea

Inrolarea in sistemul electronic AFM se realizeaza o singura data si ofera contribuabililor la Fondul pentru Mediu posibilitatea obtinerii credentialelor unice de acces in sistemul AFM-online.

Inainte de a incepe procedura efectiva de inrolare online sunt anumite amanunte de care trebuie sa tii cont si anumite documente pe care trebuie sa le pregatesti. Iata mai jos o schema a pasilor pe care trebuie sa-i faci inainte de a incepe inrolarea in sistem.

Schema procedurii de pregatire a inrolarii

Alegi varianta de cont Stabilesti persoana care se va inrola in sistem Te asiguri ca persoana care se va inrola detine (sau obtine) semnatura electronica bazata pe certificat digital calificat Pregatesti actul doveditor care atesta legatura intre societate si persoana care va fi inrolata (certificatul constatator ONRC sau procura notariala, dupa caz). 

NOTE importante pentru implementarea corecta a procedurii de pregatire:

Alegerea variantei de cont

Pentru a avea acces in aplicatie, trebuie mai intai sa creezi un cont de acces, iar pentru asta trebuie sa alegi intre cele doua optiuni disponibile: 

1. Crearea unui cont pe baza de utilizator si parola

Aceasta varianta este limitativa, deoarece nu iti permite sa intocmesti si sa transmiti  declaratiile catre AFM, ci doar sa vizualizezi declaratiie depuse deja sau platile efectuate. Aceasta varianta este mai utila managerilor, care vor sa se asigure ca declaratiile au fost intocmite si transmise corect, de catre persoanele responsabile, iar platile au fost efectuate.

In aceasta varianta, userul si parola sunt generate de catre AFM, in baza unei solicitari scrise si depuse la sediul AFM, de catre reprezentantul legal al societatii – Anexa 1, din Ordinul 572 din 2019.

2. Cont pe baza de certificat digital calificat

A doua varianta de acces in sistemul online AFM este prin crearea unui cont pe baza de certificat digital calificat (semnatura electronica). Acest lucru presupune obtinerea, in prealabil, al acestei semnaturi electronice.

depunerea electronica a declaratiilor se poate realiza numai de catre persoanele care detin un certificat calificat, emis de un prestator de servicii de incredere, acreditat in conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (vezi mai jos lista acestora).

Aceasta varianta este varianta optima, deoarece iti permite nu doar vizualizare, dar si intocmirea si transmiterea declaratiilor privind obligatiile la Fondul pentru Mediu, plus multe alte funtionalitati.

Vezi mai jos lista operatiunilor pe care le poti face prin intermediul acestui tip de cont si functionalitatile la care ai acces (le gasesti in descrierea Procedurii de autentificare si acces in contul AFM).

Stabilirea persoanei responsabile

Inainte de a incepe procesul de inrolare in sistem, compania trebuie sa stabileasca persoana care va fi inrolata si care va avea responsabilitatea intocmirii si transmiterii declaratiilor catre AFM.

Aceasta persoana poate fi reprezentantul legal sau poate fi un imputernicit al reprezentantului legal, cum ar fi: responsabilul de mediu, contabilul, specialistul in managementul deseurilor sau orice alta persoana de incredere, caruia reprezentantul legal doreste sa-i delege aceasta responsabilitate.

In situatia in care o societate are nevoie de inrolarea mai multor reprezentanti legali sau a mai multor imputerniciti legali, aceasta are nevoie sa obtina de la AFM aprobarea fiecarui cont in parte din partea.

Iar in situatia in care un reprezentant legal este asociat mai multor societati, va depune o cerere de inrolare pentru fiecare operator economic distinct.

Important! Pentru crearea contului, atat reprezentantului legal, cat si imputernicitul sunt obligati sa detina semnatura electronica calificata.

Obtinerea certificatului digital calificat (semnatura electronica)

Asa cum mentionam mai devreme, depunerea online a declaratiilor se poate face numai in baza certificatului digital calificat, pe care persoana responsabila cu depunerea trebuie sa-l detina sau sa il obtina, de la un prestator de servicii de încredere calificat, acreditat în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014.

Acestia sunt: CertSign, Trans Sped, CertDigital, AlfaTrust/AlfaSign, DigiSign.

Pregatirea actelor doveditoare

Dupa desemnarea persoanei care va fi inrolata (reprezentantul legal sau imputernicitul) trebuie sa te asiguri ca ai acces la acte doveditoare care atesta legatura intre societate si persoana responsabila.

Daca persoana responsabila este reprezentantul legal, actul doveditor este certificatul constatator ONRC, iar daca este un imputernicit al acestuia trebuie sa detina o procura notariala.

Aceasta procura sau declaratie notariala, cum se mai numeste, va fi acceptata de catre Fondul pentru Mediu doar daca include urmatoarele informatii minime:

  • datele de identificare ale contribuabilului/platitorului, dupa caz
  • datele de identificare ale reprezentantului legal;
  • datele de identificare ale persoanei fizice – care va avea calitatea de imputernicit pentru utilizarea serviciului „Depunere declaratii on-line”;
  • adresa de e-mail la care se vor efectua notificarile referitoare la confirmarea declaratiilor privind obligatiile la Fondul pentru mediu depuse prin mijloace electronice de transmitere la distanta;
  • acordul privind primirea de informari prin posta electronica;
  • acceptul privind termenii si conditiile de utilizare a serviciului „Depunere declaratii on-line”;
  • se va mentiona obligatoriu ca persoana este imputernicita pentru utilizarea serviciului „Depunere declaratii on-line” la Fondul pentru mediu.

Procedura de inrolare in sistemul electronic AFM

Pentru a solicita inrolarea in aplicatie…

Daca doresti sa citesti articolul complet si sa vezi care sunt toti pasii procedurii de inrolare si ai procedurii de autentificare, dar si cum poti evita si/sau remedia eventualele erori de logare, trebuie sa fii logat in Academia WasteBill.

Daca nu ai cont in Academia Responsabililor de Mediu WasteBill, creeaza-ti unul acum, prin click aici. Imediat vei primi accesul integral la acest articol si la alte articole educationale.

Descopera Platforma WasteBill

Te vom ajuta sa ai o misiune simpla, o evidenta sigura, clara si acces rapid la toate documentele si rapoartele intocmite.