Cum se înscriu companiile în sistemul AFM online și care este procedura de autentificare și acces în cont
Până nu demult, declarațiile lunare cu privire la obligațiile de plată, pe care anumite companii le au către Fondul pentru Mediu, se întocmeau cu ajutorul unui soft instalat local pe computer, se printau pe format hârtie și se transmiteau către Administrația Fondului pentru Mediu (AFM) prin curier/ postă – cu confirmare de primire – sau se depuneau direct la registratura instituției.
Întrucât Administrația Fondului pentru Mediu a anunțat în vara anului trecut că începând cu luna martie 2021 (termen prelungit ulterior pentru iulie 2021), declarațiile către Fondul de Mediu se vor întocmi și se vor transmite doar în format electronic, prin sistemul online AFM, ne-am gândit că ți-ar fi de folos să primești suportul nostru în acest sens și să te ghidam pas cu pas în procesul de înrolare în sistemul electronic AFM.
Ulterior acestei prime date limită anunțate, pentru că foarte multe societăți nu au reușit să parcurgă procedura de înrolare, Administrația Fondului pentru Mediu a prelungit termenul limită până la care se mai acceptă declarațiile pe format hârtie.
Astfel, începând cu declarația aferentă perioadei de raportare iulie 2021, toate societățile economice care au calitate de contribuabil la Fondul pentru Mediu, vor întocmi și transmite declarația lunară exclusiv prin mijloace electronice de transmitere la distanță, adică prin intermediul aplicației informatice „Depunere declaraţii on-line”.
Înainte de a-ți prezenta procedura de înrolare in sistemul AFM și pe cea de autentificare și acces în cont, este important să înțelegi cine are obligația de întocmire și transmitere a declarațiilor către AFM.
Foarte pe scurt, răspunsul la această întrebare este: toți operatorii economici care au obligații de plată către Fondul pentru mediu, conform Art.9 din OUG 196/2005. Însă răspunsul la această întrebare este mult mai complex și tocmai de aceea, pentru că vrem să te ajutăm cu toate informațiile de care ai nevoie în domeniul mediului, am pregătit pentru tine un articol dedicat, cu lista operatorilor economici care au obligația de plată și declarare către Fondul pentru Mediu, împreună cu informații legate de contribuțiile pe care aceștia le datorează. Găsești articolul aici.
Ce trebuie să știi înainte de a începe înrolarea
Înrolarea în sistemul electronic AFM se realizează o singură dată și oferă contribuabililor la Fondul pentru Mediu posibilitatea obținerii credențialelor unice de acces în sistemul AFM-online.
Înainte de a începe procedura efectivă de înrolare online sunt anumite amănunte de care trebuie să ții cont și anumite documente pe care trebuie să le pregătești. Iată mai jos o schemă a pașilor pe care trebuie să-i faci înainte de a începe înrolarea în sistem.
Schema procedurii de pregătire a înrolării
Alegi varianta de cont ⇒ Stabilești persoana care se va înrola în sistem ⇒ Te asiguri că persoana care se va înrola deține (sau obține) semnătura electronică bazată pe certificat digital calificat ⇒ Pregătești actul doveditor care atestă legatura între societate și persoana care va fi înrolată (certificatul constatator ONRC sau procura notarială, după caz).
NOTE importante pentru implementarea corectă a procedurii de pregătire:
Alegerea variantei de cont
Pentru a avea acces în aplicație, trebuie mai întâi să creezi un cont de acces, iar pentru asta trebuie să alegi între cele două opțiuni disponibile:
1. Crearea unui cont pe bază de utilizator și parolă
Această variantă este limitată, deoarece nu îți permite să întocmești și să transmiți declarațiile către AFM, ci doar să vizualizezi declarațiile depuse deja sau plățile efectuate. Această variantă este mai utilă managerilor, care vor să se asigure că declarațiile au fost întocmite și transmise corect, de către persoanele responsabile, iar plățile au fost efectuate.
În această variantă, userul și parola sunt generate de către AFM, în baza unei solicitări scrise și depuse la sediul AFM, de către reprezentantul legal al societății – Anexa 1, din Ordinul 572 din 2019.
2. Cont pe bază de certificat digital calificat
A două variantă de acces în sistemul online AFM este prin crearea unui cont pe bază de certificat digital calificat (semnatură electronică). Acest lucru presupune obținerea, în prealabil, a semnături electronice.
Depunerea electronică a declaraților se poate realiza numai de către persoanele care dețin un certificat calificat, emis de un prestator de servicii de încredere, acreditat în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (vezi mai jos lista acestora).
Această variantă este varianta optimă, deoarece îți permite nu doar vizualizare, dar și întocmirea și transmiterea declarațiilor privind obligațiile la Fondul pentru Mediu, plus multe alte funcționalități.
Vezi mai jos lista operațiunilor pe care le poți face prin intermediul acestui tip de cont și funcționalitățile la care ai acces (le găsești în descrierea Procedurii de autentificare și acces în contul AFM).
Stabilirea persoanei responsabile
Înainte de a începe procesul de înrolare în sistem, compania trebuie să stabilească persoana care va fi înrolată și care va avea responsabilitatea întocmirii și transmiterii declarațiilor către AFM.
Această persoană poate fi reprezentantul legal sau poate fi un împuternicit al reprezentantului legal, cum ar fi: responsabilul de mediu, contabilul, specialistul în managementul deșeurilor sau orice altă persoană de încredere, căruia reprezentantul legal dorește să-i delege această responsabilitate.
În situația în care o societate are nevoie de înrolarea mai multor reprezentanți legali sau a mai multor împuterniciți legali, aceasta are nevoie să obțină de la AFM aprobarea fiecarui cont în parte.
Iar în situația în care un reprezentant legal este asociat mai multor societăți, va depune o cerere de înrolare pentru fiecare operator economic distinct.
Important! Pentru crearea contului, atât reprezentantul legal, cât și împuternicitul sunt obligați să dețină semnătura electronică calificată.
Obținerea certificatului digital calificat (semnătura electronică)
Așa cum menționam mai devreme, depunerea online a declarațiilor se poate face numai în baza certificatului digital calificat, pe care persoana responsabilă cu depunerea trebuie să-l dețină sau să îl obțină, de la un prestator de servicii de încredere calificat, acreditat în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014.
Aceștia sunt: CertSign, Trans Sped, CertDigital, AlfaTrust/AlfaSign, DigiSign.
Pregătirea actelor doveditoare
După desemnarea persoanei care va fi înrolată (reprezentantul legal sau împuternicitul) trebuie să te asiguri că ai acces la acte doveditoare care atestă legatura între societate și persoana responsabilă.
Dacă persoana responsabilă este reprezentantul legal, actul doveditor este certificatul constatator ONRC, iar dacă este un împuternicit al acestuia trebuie să dețină o procură notarială.
Această procură sau declarație notarială, cum se mai numește, va fi acceptată de către Fondul pentru Mediu doar dacă include urmatoarele informații minime:
- datele de identificare ale contribuabilului/ plătitorului, după caz;
- datele de identificare ale reprezentantului legal;
- datele de identificare ale persoanei fizice – care va avea calitatea de împuternicit pentru utilizarea serviciului „Depunere declarații on-line”;
- adresa de e-mail la care se vor efectua notificările referitoare la confirmarea declarațiilor privind obligațiile la Fondul pentru mediu depuse prin mijloace electronice de transmitere la distanță;
- acordul privind primirea de informări prin poșta electronică;
- acceptul privind termenii și condițiile de utilizare a serviciului „Depunere declarații on-line”;
- se va menționa obligatoriu că persoana este împuternicită pentru utilizarea serviciului „Depunere declarații on-line” la Fondul pentru mediu.
Procedura completă de înrolare în sistemul electronic AFM
Articolul următor:
Descoperă Platforma WasteBill
Te vom ajuta să ai o misiune simplă, o evidență sigură, clară și acces rapid la toate documentele și rapoartele întocmite.
Comentarii recente