Cum se înscriu companiile în sistemul AFM online și care este procedura de autentificare și acces în cont

Până nu demult, declarațiile lunare cu privire la obligațiile de plată, pe care anumite companii le au către Fondul pentru Mediu, se întocmeau cu ajutorul unui soft instalat local pe computer, se printau pe format hârtie și se transmiteau către Administrația Fondului pentru Mediu (AFM) prin curier/ postă – cu confirmare de primire – sau se depuneau direct la registratura instituției.

Întrucât Administrația Fondului pentru Mediu a anunțat în vara anului trecut că începând cu luna martie 2021 (termen prelungit ulterior pentru iulie 2021), declarațiile către Fondul de Mediu se vor întocmi și se vor transmite doar în format electronic, prin sistemul online AFM, ne-am gândit că ți-ar fi de folos să primești suportul nostru în acest sens și să te ghidam pas cu pas în procesul de înrolare în sistemul electronic AFM.

Ulterior acestei prime date limită anunțate, pentru că foarte multe societăți nu au reușit să parcurgă procedura de înrolare, Administrația Fondului pentru Mediu a prelungit termenul limită până la care se mai acceptă declarațiile pe format hârtie.

Astfel, începând cu declarația aferentă perioadei de raportare iulie 2021, toate societățile economice care au calitate de contribuabil la Fondul pentru Mediu, vor întocmi și transmite declarația lunară exclusiv prin mijloace electronice de transmitere la distanță, adică prin intermediul aplicației informatice „Depunere declaraţii on-line”.

Înainte de a-ți prezenta procedura de înrolare in sistemul AFM și pe cea de autentificare și acces în cont, este important să înțelegi cine are obligația de întocmire și transmitere a declarațiilor către AFM.

Foarte pe scurt, răspunsul la această întrebare este: toți operatorii economici care au obligații de plată către Fondul pentru mediu, conform Art.9 din OUG 196/2005. Însă răspunsul la această întrebare este mult mai complex și tocmai de aceea, pentru că vrem să te ajutăm cu toate informațiile de care ai nevoie în domeniul mediului, am pregătit pentru tine un articol dedicat, cu lista operatorilor economici care au obligația de plată și declarare către Fondul pentru Mediu, împreună cu informații legate de contribuțiile pe care aceștia le datorează. Găsești articolul aici.

Ce trebuie să știi înainte de a începe înrolarea

Înrolarea în sistemul electronic AFM se realizează o singură dată și oferă contribuabililor la Fondul pentru Mediu posibilitatea obținerii credențialelor unice de acces în sistemul AFM-online.

Înainte de a începe procedura efectivă de înrolare online sunt anumite amănunte de care trebuie să ții cont și anumite documente pe care trebuie să le pregătești. Iată mai jos o schemă a pașilor pe care trebuie să-i faci înainte de a începe înrolarea în sistem.

Schema procedurii de pregătire a înrolării

Alegi varianta de cont Stabilești persoana care se va înrola în sistem Te asiguri că persoana care se va înrola deține (sau obține) semnătura electronică bazată pe certificat digital calificat Pregătești actul doveditor care atestă legatura între societate și persoana care va fi înrolată (certificatul constatator ONRC sau procura notarială, după caz). 

NOTE importante pentru implementarea corectă a procedurii de pregătire:

Alegerea variantei de cont

Pentru a avea acces în aplicație, trebuie mai întâi să creezi un cont de acces, iar pentru asta trebuie să alegi între cele două opțiuni disponibile: 

1. Crearea unui cont pe bază de utilizator și parolă

Această variantă este limitată, deoarece nu îți permite să întocmești și să transmiți  declarațiile către AFM, ci doar să vizualizezi declarațiile depuse deja sau plățile efectuate. Această variantă este mai utilă managerilor, care vor să se asigure că declarațiile au fost întocmite și transmise corect, de către persoanele responsabile, iar plățile au fost efectuate.

În această variantă, userul și parola sunt generate de către AFM, în baza unei solicitări scrise și depuse la sediul AFM, de către reprezentantul legal al societății – Anexa 1, din Ordinul 572 din 2019.

2. Cont pe bază de certificat digital calificat

A două variantă de acces în sistemul online AFM este prin crearea unui cont pe bază de certificat digital calificat (semnatură electronică). Acest lucru presupune obținerea, în prealabil, a semnături electronice.

Depunerea electronică a declaraților se poate realiza numai de către persoanele care dețin un certificat calificat, emis de un prestator de servicii de încredere, acreditat în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (vezi mai jos lista acestora).

Această variantă este varianta optimă, deoarece îți permite nu doar vizualizare, dar și întocmirea și transmiterea declarațiilor privind obligațiile la Fondul pentru Mediu, plus multe alte funcționalități.

Vezi mai jos lista operațiunilor pe care le poți face prin intermediul acestui tip de cont și funcționalitățile la care ai acces (le găsești în descrierea Procedurii de autentificare și acces în contul AFM).

Stabilirea persoanei responsabile

Înainte de a începe procesul de înrolare în sistem, compania trebuie să stabilească persoana care va fi înrolată și care va avea responsabilitatea întocmirii și transmiterii declarațiilor către AFM.

Această persoană poate fi reprezentantul legal sau poate fi un împuternicit al reprezentantului legal, cum ar fi: responsabilul de mediu, contabilul, specialistul în managementul deșeurilor sau orice altă persoană de încredere, căruia reprezentantul legal dorește să-i delege această responsabilitate.

În situația în care o societate are nevoie de înrolarea mai multor reprezentanți legali sau a mai multor împuterniciți legali, aceasta are nevoie să obțină de la AFM aprobarea fiecarui cont în parte.

Iar în situația în care un reprezentant legal este asociat mai multor societăți, va depune o cerere de înrolare pentru fiecare operator economic distinct.

Important! Pentru crearea contului, atât reprezentantul legal, cât și împuternicitul sunt obligați să dețină semnătura electronică calificată.

Obținerea certificatului digital calificat (semnătura electronică)

Așa cum menționam mai devreme, depunerea online a declarațiilor se poate face numai în baza certificatului digital calificat, pe care persoana responsabilă cu depunerea trebuie să-l dețină sau să îl obțină, de la un prestator de servicii de încredere calificat, acreditat în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014.

Aceștia sunt: CertSign, Trans Sped, CertDigital, AlfaTrust/AlfaSign, DigiSign.

Pregătirea actelor doveditoare

După desemnarea persoanei care va fi înrolată (reprezentantul legal sau împuternicitul) trebuie să te asiguri că ai acces la acte doveditoare care atestă legatura între societate și persoana responsabilă.

Dacă persoana responsabilă este reprezentantul legal, actul doveditor este certificatul constatator ONRC, iar dacă este un împuternicit al acestuia trebuie să dețină o procură notarială.

Această procură sau declarație notarială, cum se mai numește, va fi acceptată de către Fondul pentru Mediu doar dacă include urmatoarele informații minime:

  • datele de identificare ale contribuabilului/ plătitorului, după caz;
  • datele de identificare ale reprezentantului legal;
  • datele de identificare ale persoanei fizice – care va avea calitatea de împuternicit pentru utilizarea serviciului „Depunere declarații on-line”;
  • adresa de e-mail la care se vor efectua notificările referitoare la confirmarea declarațiilor privind obligațiile la Fondul pentru mediu depuse prin mijloace electronice de transmitere la distanță;
  • acordul privind primirea de informări prin poșta electronică;
  • acceptul privind termenii și condițiile de utilizare a serviciului „Depunere declarații on-line”;
  • se va menționa obligatoriu că persoana este împuternicită pentru utilizarea serviciului „Depunere declarații on-line” la Fondul pentru mediu.

Procedura de înrolare în sistemul electronic AFM

Pentru a solicita înrolarea în aplicație, intră pe pagina oficială afm.ro, selectează secțiunea Servicii online, apoi accesează secțiunea Depunere declarații și selectează butonul Nu ai cont? din partea dreaptă, din josul paginii. Varianta mai scurtă este să accesezi direct pagina dedicată sistemului AFM-online, https://online.afm.ro/ și să selectezi butonul Nu ai cont?

Completează pe rând toate detaliile din formular și încarcă documentele solicitate, pentru a transmite solicitarea de înrolare în aplicație.

După finalizarea etapei de înrolare, printează pe suport hârtie, cererea sub formă de  PDF și împreună cu certificatul constatator sau procură notarială în original (în cazul împuternicitului) transmite-le către Administrația Fondului pentru Mediu, prin curier/ postă, cu confirmare de primire sau depune-le direct la registratura AFM (în prezent – la data publicării acestui articol – accesul publicului în cadrul instituției este restricționat, în contextul situației epidemiologice generate de virusul SARS-CoV-2).

În urma transmiterii acesteia, AFM va analiza solicitarea, care trebuie să corespundă Termenilor și Condițiilor de utilizare a serviciului AFM-online, și va transmite rezoluția înrolării în sistem – decizia de aprobare sau respingere a cererii.

Aceasta va fi transmisă prin e-mail, către adresele de e-mail furnizate atât pentru societate cât și către adresa de e-mail a reprezentantului legal.

Schema procedurii de înrolare în Sistemul electronic AFM (pas cu pas)

Accesezi site-ul oficial afm.ro ⇒ Selectezi secțiunea Servicii online Accesezi secțiunea Depunere declarații Îți dai acordul pentru  Politica de Cookie și de Confidențialitate Accesezi butonul Nu ai cont? Completezi cu datele solicitate secțiunea Date societate din formularul aferent Completezi secțiunea Adaugă cont principal adăugând IBAN-ul contului principal și denumirea băncii societății Completezi secțiunea Deținător semnatură electronică calificată și completezi cu datele personale ale reprezentantului legal sau ale împuternicitului, după caz Apeși butonul Incarcă document notarial și încarci certificatul ONRC sau procura notarială, după caz Înscrii valabilitatea actului notarial bifezi primele două căsuțe legate de Termeni și Conditții și cea cu privire la primirea informațiilor prin e-mail Selectezi butonul Descarcă cerere – document semnat electronic și salvezi formularul în format PDF Semnezi electronic Cererea (folosind certificatul digital calificat) Apeși butonul Încarcă cerere de înrolare semnată electronic și încarci formularul semnat Accesezi butonul Transmite cerere ⇒ Transmiți cererea împreună cu procura notarială, în original, către AFM, prin poștă/curier cu confirmare de primire sau o depui direct la registratura AFM Verifici e-mailul comunicat și aștepti rezoluția înrolării.

NOTE explicative și recomandări pentru o completare/implementare corectă

Date societate

  • Înrolarea se face cu datele sediului social, NU a punctelor de lucru.
  • Pentru finalizarea etapei, în afară de secțiunea Mențiuni, unde nu este necesară înscrierea anumitor mențiuni, trebuie introduse, corect, toate celelalte datele solicitate în formular.
  • La Județ, trebuie să selectezi județul din lista predefinită. Scrii prima și eventual a doua literă din denumirea județului și îți apare lista județelor. Selectezi județul aferent localității de care aparține sediul social.
  • Asigură-te că numărul de telefon comunicat este cel de contact al companiei, iar adresa de e-mail este adresa oficială a companiei, deoarece aceasta este adresa de e-mail către care va fi transmisă rezoluția înrolării și alte comunicări de la AFM.

Adaugă Cont Principal

  • Această secțiune este dedicată datelor bancare ale societății și este important să introduci corect codul IBAN corespunzător contului principal al companiei și să selectezi apoi banca aferentă din lista afișată.

Deținător semnătură electronică calificată

  • În această secțiune trebuie completate datele persoanei care va fi înrolată drept responabil. Așa cum am menționat mai devreme, această persoană poate fi reprezentantul legal sau persoana împuternicită.
  • În ceea ce privește adresa de e-mail a persoanei înrolate, este important ca aceasta să fie corectă, deoarece pe această adresă de e-mail (dar și pe cea oficială a companiei) AFM va transmite toate notificările, inclusiv soluționarea cererii de înrolare.
  • La număr de telefon se trece numărul de telefon mobil al persoanei înrolate.
  • Funcția – în această secțiune adaugi funcția pe care persoana înrolată o deține în cadrul companiei sau în relația cu aceasta. De exemplu: administrator, responsabil de mediu, contabil, specialistul în managementul deșeurilor, etc.
  • La secțiunea Calitate trebuie să selectezi varianta corectă dintre cele trei opțiuni disponibile: reprezentant legal, reprezentat desemnat sau împuternicit.

Incarcă document notarial

  • Certificatul constatator ONRC sau declarația notarială, după caz, trebuie semnate înainte de a fi încărcate în sistem, de către persoana autorizată, folosind propriul certificat digital, obținut în prealabil de la operatorii autorizați pentru emiterea de certificate de semnatură electronică.
  • Pentru a semna documentul, se scanează mai întâi și se salveaza în format PDF, cu o dimensiune maximă de 10Mb (vezi mai jos procedura de semnare electronică a unui document PDF).
  • Dacă reprezentantul legal nu se află pe teritoriul României, acesta poate întocmi procura notarială în țara în care se află, însă la momentul încărcării în sistem aceasta trebuie însoțită de traducerea legalizată în limba română.
  • Dacă reprezentantul legal a întocmit o procură notarială către o firmă de consultanță, aceasta trebuie să fie însoțită și de o procură notarială, din partea reprezentantului legal al firmei de consultanță pentru persoana deținătoare a semnăturii electronice calificate, cea care va fi împuternicită pentru întocmirea și depunerea declarațiilor contribuabilului respectiv.

Valabilitatea documentului notarial

În momentul în care înscrii valabilitatea declarației notariale sau a procurii respective, este important să notezi această dată, deoarece înainte de această dată procura sau împuternicirea trebuie reînnoită. Altfel, odată cu pierderea valabilității, se pierde și valabilitatea contului AFM-online, ceea ce presupune reluarea procedurii de înrolare.

Incarcă cerere de înrolare semnată electronic

Cererea se încarcă doar după ce ai semnat-o electronic, în prealabil.

Pentru semnarea electronică a unui document cu extensie .pdf trebuie să parcurgeți următorii pași:

  1. Deschide documentul cu extensia .pdf
  2. Accesează meniul Instrumente (în engleză – Tools)
  3. Accesează opțiunea Certificate (în engleză – Certificate)
  4. Din meniul Certificate, accesează optiunea Semnare digitală (în engleză – Digitally sign)
  5. Urmeză pașii indicați în continuare de sistem (crearea unui chenar unde doriți să apară semnătura, introducerea parolei etc).
  6. Documentul astfel creat (cu semnătura electronică), va fi salvat tot cu extensia .pdf și încarcat în sistemul online AFM.

Atenție!  Ai grijă să nu îți expire semnătura electronică, deoarece odată cu pierderea valabilității semnăturii electronice pierzi și accesul în aplicație și ești obligat să reiei procedura de înrolare.

Procedura de autentificare și acces în contul AFM

După ce primești e-mailul cu mesajul referitor la aprobarea cererii de înrolare, te poți autentifica  în aplicația informatică pentru utilizarea serviciului „Depunere declarații on-line” cu certificatul digital calificat folosit la semnarea cererii de înrolare.

NU sunt necesare user-ul și parola, însă accesul va fi posibil numai după primirea mesajului referitor la aprobarea cererii de înrolare.

Schema procedurii de autentificare și acces în contul AFM (pas cu pas)

Conectezi certificatul digital la calculator, adică stick-ul USB cu semnătura electronică (cel care în prealabil trebuie să fie instalat în computer) Accesezi pagina oficială a Sistemului electronic AFM  https://online.afm.ro/  Selectezi butonul Intră în cont – Certificat digital ⇒ Selectezi certificatul digital accesând câmpul Certificat digital Introduci PIN-ul aferent acestuia când se solicită În al doilea câmp va apărea automat codul/codurile fiscal/e al societătii/societăților înrolate Apeși butonul Intră in cont.

Odată autentificat în aplicație, vei avea acces la mai multe operațiuni:

  • Întocmirea și transmiterea declarațiilor privind obligațiile la Fondul pentru Mediu;
  • Verificarea și confirmarea de primire a declarațiilor, privind obligațiile la Fondul pentru Mediu și a numerelor de înregistrare alocate;
  • Vizualizarea istoricului declarațiilor comunicate și descărcarea situației acestora;
  • Poți vizualiza și descărca situația plăților efectuate până la acel moment către Fondul pentru Mediu;
  • Posibilitatea revocării sau reînnoirii certificatului calificat pentru semnatura digitală – cel care a fost utilizat pentru înrolare;
  • Gestionarea datelor, atât ale persoanei înrolate cât și datele companiei – acestea pot fi modificate odată cu actualizarea acestora (modificarea sediului firmei, datele de contact, etc) – se gestionează prin accesarea secțiunii administrare cont societate. Modificările se vor realiza doar în urma apăsării butonului;
  • Solicitarea certificatului de atestare fiscală, etc.

Eventuale erori de Logare

În eventualitatea anumitor erori de logare/autentificare, iată mai jos câteva variante posibile de rezolvare:

Aplicația nu recunoaște semnătura electronică

  • Verifică dacă browserul folosit poate susține toate funcționalitățile pe care aplicația AFM le pune la dispoziția contribuabililor;
  • Verifică setările browser-ului și asigură-te că sunt activate ferestre pop-up pentru aplicația AFM (că nu sunt blocate de către browser).

Dacă nu ai cunoștințe tehnice, verifică toate aceste aspecte cu persoana din departamentul IT sau o altă persoană specializată.

Aplicația nu îți oferă acces la certificatul digital

  • Verifică dacă ai introdus corect stick-ul în calculator;
  • Verifică dacă ai instalat corect certificatul de semnătura electronică – de obicei aceasta este cea mai frecventă cauză a absenței certificatului.

Nu regăsești CUI-ul societății în lista dedicată

  • Verifică valabilitatea certificatului – este posibil ca valabilitatea acestuia să fi expirat. Poți face această verificare deschizând un fișier în format PDF, semnat în prealabil prin intermediul certificatului respectiv – accesând secțiunea semnături, din partea dreaptă a paginii, unde sunt specificate proprietățile semnăturii – certificat semnatar. Verifică dacă informațiile din câmpurile aferente valabilității (de la/ până la) includ perioada curentă.
  • Este posibil ca cererea de înrolare să nu fi fost aprobată.

Verifică dacă cererea de înrolare a fost aprobată. Din momentul primirii e-mailului, contul tău va fi activat în cel mult 5 minute.

Așadar, acestea sunt cele două proceduri necesare pentru a putea întocmi și a transmite declarațiile online către AFM. Iar pentru că procedura de întocmire și transmitere a declarațiilor este cel puțin la fel de provocatoare, suntem în curs de pregătire a unui articol complet pe această temă. Te ținem la curent!

Așa că, fii cu ochii pe noi. Citește e-mailurile de la noi, dă like paginii noastre de Facebook și înregistrează-te în Grupul Responsabililor de Mediu.

Descopera Platforma WasteBill

Te vom ajuta sa ai o misiune simpla, o evidenta sigura, clara si acces rapid la toate documentele si rapoartele intocmite.