Manualul de utilizare WasteBill

Pasii corecti in configurarea si utilizarea aplicatiei WasteBill

Daca doresti sa beneficiezi la maxim de beneficiile aplicatiei WasteBill, te rugam sa urmezi, rand pe rand, toti pasii de mai jos:

1.Creeaza si configureaza Contul de Utilizator

Accesand butonul Incepe gratuit vei putea crea profilul de utilizator. Pentru configurarea contului vei introduce cateva date de identificare, atat personale cat si ale societatii pentru care doresti intocmirea evidentei deseurilor.

Incepe gratuit / Login ⇒ Vreau cont gratuit in aplicatie ⇒  Completeaza cu adresa ta e-mail si urmeaza pasii ⇒  Verifica casuta de e-mail si cauta e-mailul de activare a contului (verifica si in spam, bulk si bifeaza-l ca “no spam” ca sa poti primi e-mailurile in inbox) ⇒ Activeaza contul de WasteBill prin accesarea butonului “Confirma cont” din e-mail

2. Autentifica-te in aplicatie

Acceseaza link-ul https://app.wastebill.ro/ si spoi urmeaza acesti pasi:

• completeaza adresa de e-mail pe care ai ales-o in etapa de creare a contului 
• completeaza parola pe care ai setat-o la configurarea contului
• bifeaza Tine-ma minte ca sa se memoreze datele de acces in aplicatie
• click pe butonul Intra in cont

3. Configureaza Companiile pentru care doresti sa utilizezi aplicatia

Adauga companiile pentru care doresti sa intocmesti evidenta lunara a gestiunii deseurilor. Accesand profilul utilizatorului, din partea dreapta a panoului central (dashboard), selecteaza butonul Companii si configureaza-le completand formularul cu detaliile solicitate. Poti adauga un numar nelimitat de companii, reluand de fiecare data procesul.

Meniu principal/Dashboard (lateral stanga pictograma “Casuta”) ⇒ Profilul utilizatorului “Nume si prenume” (lateral dreapta sus) ⇒ Companii ⇒ Adauga o noua companie ⇒ Completeaza informatiile solicitate ⇒ Salveaza companie

Informatii solicitate in aceasta etapa:

• Cod fiscal: se completeaza Codul fiscal/  Codul Unic de Inregistrare
• Numele companiei: se introduce denumirea oficiala a companiei (numele companiei)
• Industria: se alege din lista predefinita industria in care isi desfasoara activitatea compania configurata
• Domeniu de activitate: se completeaza cu activitatea companiei
• Judetul: se alege din lista predefinita  judetul in care se afla sediul social
• Localitatea: se alege din lista predefinita localitatea in care se afla sediul social
• Adresa: se completeaza adresa corecta si completa a sediului social, asa cum este inregistrat la Oficiul Registrului Comertului. Adresa completata in acest camp va fi preluata de aplicatie in toate evidentele si raportarile, care se vor genera pe parcursul utilizarii  si pe care le vei depune la autoritatile de mediu, asadar este foarte importanta ca aceasta sa fie trecuta corect.

Dupa salvare, in coltul din dreapta jos, va aparea un mesaj de confirmare pe fundal verde “Compania a fost salvata cu succes!” si vei fi directionat catre lista de companii in 2 secunde.

Dupa configurarea unei companii, ai posibilitatea sa modifici datele introduse sau sa o stergi din cont:

Profilul utilizatorului “Nume si prenume” (lateral dreapta sus) ⇒ Companii ⇒ Actiuni “Editare” (pictograma creion) sau “Stergere” (pictograma cos gunoi)

ATENTIE! Daca apesi butonul “Stergere”, aplicatia va afisa un mesaj de atentionare, intrucat aceasta actiune va sterge toate punctele de lucru configurate pentru compania respectiva, precum si toate informatiile legate de gestiunea deseurilor (evidente si raportari).

4. Configureaza Punctele de lucru

Pentru fiecare companie configurata, este necesar sa adaugi puncte de lucru (pentru fiecare locatie in care se genereaza deseuri). Accesand profilul utilizatorului, din partea dreapta a panoului central (dashboard), selecteaza butonul Puncte de lucru si configureaza-le completand formularul cu detaliile solicitate. Poti adauga un numar nelimitat de puncte de lucru, reluand de fiecare data procesul.

Meniu principal/ Dashboard (lateral stanga pictograma “Casuta”)⇒ Profilul utilizatorului “Nume si prenume” (lateral dreapta sus) ⇒ Puncte de lucru ⇒ Adauga punct de lucru ⇒ Completeaza informatiile solicitate ⇒ Salveaza punct de lucru

Informatii solicitate in aceasta etapa:

• Compania: selectati din lista cu companiile configurate in etapa urmatoare, acea companie pentru care adaugati punctul de lucru
• Denumire: se introduce denumirea punctului de lucru, asa cum doresti sa il administrezi in platforma (Exemplu: Magazin Sector 1)
• Judetul: se alege din lista predefinita  judetul in care se afla punctul de lucru 
• Localitatea: se alege din lista predefinita localitatea in care se afla punctul de lucru 
• Adresa: se completeaza adresa corecta si completa a punctului de lucru, asa cum este inregistrata la Oficiul Registrului Comertului. Adresa completata in acest camp va fi preluata de aplicatie in toate evidentele si raportarile, care se vor genera pe parcursul utilizarii  si pe care le vei depune la autoritatile de mediu, asadar este foarte importanta ca aceasta sa fie trecuta corect.

Dupa apasarea butonului Salveaza punctul de lucru, in coltul din dreapta jos, va aparea un mesaj de confirmare pe fundal verde “Punctul de lucru a fost salvat cu succes! Veti fi directionati catre lista de puncte in 2 secunde”.

Dupa salvare se va deschide automat fereastra cu companiile si cu punctele de lucru configurate. Din aceasta fereastra ai posibilitatea sa modifici datele introduse sau sa stergi punctele de lucru configurate.

O alta modalitatea de a accesa aceste optiuni este urmatoarea:

Profilul utilizatorului “Nume si prenume” (lateral dreapta sus) ⇒ Puncte de lucru ⇒ Actiuni “Editare” (pictograma creion) sau “Stergere” (pictograma cos gunoi)

ATENTIE! Daca apesi butonul “Stergere”, aplicatia va afisa un mesaj de atentionare, intrucat aceasta actiune va sterge toate informatiile legate de gestiunea deseurilor (evidente si raportari).

5. Adauga Deseurile generate

Adauga deseurile generate la punctul de lucru pentru care vrei sa intocmesti gestiunea lunara si raportarea anuala, accesand modulul Deseuri, din meniul lateral al platformei, selectand apoi sectiunea Gestiune Deseuri. 

Accesand butonul Adauga deseu vei putea introduce deseurile generate, completand fiecare camp cu detaliile solicitate. Patforma iti usureaza foarte mult munca oferindu-ti acces la nomenclatorul de deseuri. Tot ceea ce trebuie sa faci este sa selectezi deseul generat dupa codul aferent sau denumirea acestuia. 

Dupa finalizare, salveaza deseul introdus si adauga urmatoarele deseuri, reluand procesul.

Meniu principal (lateral stanga) ⇒ Deseuri ⇒ Gestiune deseuri ⇒ Adauga deseu ⇒ Completeaza informatiile solicitate ⇒ Salveaza noul deseu

Dupa salvare, ai posibilitatea sa editezi sau sa stergi deseul adaugat.

Deseuri ⇒ Gestiune deseuri ⇒ Cod deseu ⇒ Actiuni (Editeaza  -> pictograma creion sau Sterge -> pictograma cos gunoi)  

Informatii solicitate in aceasta etapa:

• An: se introduce anul pentru care se intocmeste evidenta lunara (exemplu: 2021)
• Punct de lucru: alege punctul de lucru in care se produce/genereaza deseul  (din lista de puncte de lucru afisate de aplicatie; puncte de lucru configurate la pasul 2
• Cod deseu: se alege din lista predefinita in aplicatie (care reprezinta nomenclatorul oficial de deseuri), codul si denumirea deseului pe care l-ai identificat ca se produce din acvititatea desfasurata la punctul de lucru
• Unitatea de masura: se completeaza unitatea de masura in care se va tine evidenta lunara a gestiunii deseului respectiv. Se recomanda ca unitatea de masura sa fie tone sau kilograme. In cazul in care pe documentele de transport al deseurilor apare in mod frecvent o alta unitate de masura, se va trece aceasta unitate de masura (exemplu: mc sau litri). Se poate completa orice unitate de masura, atat timp cat aceasta se poate converti in tone (raportarea anuala se va face numai in tone, de aceea, daca alegi alta unitate de masura  este important sa cunosti densitatea deseurilor)
• Conversia tone/um: se va completa conversia din unitatea de masura aleasa anterior in tone (raportarea anuala a gestiunii deseurilor se va genera  automat de aplicatie in tone, de aceea este foarte importanta sa caculezi si sa introduci corect aceasta valoare. 

In continuare, iata cateva exemple:

• unitatea de masura aleasa kg ⇒ conversia tone/um este 0.001 (1kg = 0.001tone)
• unitatea de masura aleasa tone ⇒ conversia tone/um este 1 (1tona = 1tone)
• unitatea de masura aleasa mc ⇒ conversia tone/um se stabileste in functie de densitatea deseului respectiv Pentru deseurile municipale amestecate conversia este 0.350 (1mc deseuri municipale amestecate= 0.350tone)
• Starea fizica: se completeaza starea in care se afla deseul. Exemplu: lichida, solida, vascoasa, etc.
• Stoc precedent: se completeaza cu cantitatea din acest deseu care a ramas nepredata la sfarsitul anului trecut. Cu alte cuvinte, stocul final al anului precedent devine stocul initial in anul urmator. Se va completa cantitatea ramasa in stoc exprimata in unitatea de masura pe care ai ales-o pentru a tine aceasta evidenta. 

Exemplu: unitatea de masura aleasa pentru aceasta evidenta este kg. Cantitatea ramasa in stoc este 2 tone. Mai intai se va converti cantitatea din stoc in kg, adica 2000. Prin urmare, cantitatea care va fi introdusa in campul “Stoc precedent” este 2000.

ATENTIE! Daca apesi butonul “Sterge”, aplicatia va afisa un mesaj de atentionare, intrucat aceasta actiune va sterge toate informatiile legate de acel deseu (evidente si raportari).

6. Adauga colectorii cu care lucrezi

Adauga colectorii care iti ridica deseurile de la fiecare punct de lucru pentru care vrei sa intocmesti gestiunea lunara, accesand modulul Deseuri, din meniul lateral al platformei, selectand apoi sectiunea Colectori. 

Accesand butonul Adauga colector vei putea introduce colectorii cu care ai contracte pentru ridicarea deseurilor,, completand fiecare camp cu detaliile solicitate. Introducand aceste informatii, platforma te ajuta sa urmaresti contractele, ca sa le poti prelungi in timp util. De asemenea, poti monitoriza usor si autorizatiile de mediu si licentele de transport ale colectorilor respectivi, documente care atesta desfasurarea activitatii de colectare in legalitate.

Dupa completarea tuturor informatiilor si incarcarea documentelor (autorizatie de mediu, licenta de transport si contractele de prestari servicii), salveaza colectorul introdus si adauga urmatorii colectori, reluand procesul. 

Meniu principal (lateral stanga) ⇒ Deseuri ⇒ Colectori ⇒ Adauga colector ⇒ Completeaza informatiile solicitate ⇒ Incarca autorizatia de mediu si licenta de transport ale colectorului ⇒ Incarca contractele de prestari servicii ⇒  Salveaza colectorul

Dupa salvare, ai posibilitatea sa editezi sau sa stergi colectorul adaugat.

Meniu principal (lateral stanga)⇒ Deseuri ⇒ Colectori ⇒ Actiuni (Editeaza sau Sterge)  

Informatii solicitate in aceasta etapa:

Informatii colector:

• Nume colector: se introduce denumirea oficiala a colectorului (numele companiei)
• Nr. Registrul Comertului: se completeaza cu numarul de inregistrare al colectorului la Oficiul Registrului Comertului. Exemplu: J40/12789/2015 (se distribuie caracterele pe cele trei campuri din aplicatie)
• Localitatea: se alege din lista predefinita localitatea in care se afla punctul de lucru 
• CUI colector: se completeaza Codul fiscal/  Codul Unic de Inregistrare
• Judetul: se alege din lista predefinita  judetul in care se afla punctul de lucru 
• Localitatea: se alege din lista predefinita localitatea in care se afla punctul de lucru 
• Adresa sediului social: se completeaza adresa corecta si completa a sediului social al colectorului,, asa cum este inregistrata la Oficiul Registrului Comertului. 
• Adresa punctului de lucru: daca colectorul are si punt de lucru, se completeaza adresa corecta si completa a punctului de lucru, asa cum este inregistrata la Oficiul Registrului Comertului

Autorizatii:

• Nr. autorizatie de mediu: se completeaza cu numarul autorizatiei de mediu a colectorului. Autorizatia de mediu a colectorului trebuie sa va fie pusa la dispozitie inca din faza de ofertare, aceasta fiind o conditie esentiala pentru incheierea contractului. Intrucat deseurile se predau doar catre colectori autorizati, generatorii/ detinatorii de deseuri au obligatia sa verifice colectorii cu care colaboreaza (sa aiba autorizatie de mediu pentru activitatea desfasurata, sa aiba autorizate codurile de deseurile pe care le colecteaza de la punctul de lucru, etc). Autorizatia de mediu constituie anexa la contractul de prestari servicii/ de vanzare-cumparare pe care il incheiati.
• Data emitere autorizatie de mediu: se introduce data de emitere a autorizatiei de mediu/autorizatiei integrate de mediu a colectorului (informatia se gaseste pe prima pagina a autorizatiei)
• Data expirare autorizatie de mediu: se introduce data de emitere a autorizatiei de mediu/ autorizatiei de mediu/autorizatiei integrate de mediu a colectorului (informatia se gaseste pe prima sau a doua pagina a autorizatiei). Pentru autorizatiile de mediu emise pe termen nelimitat cu conditia obtinerii vizei anuala, se va alege o data cat mai indepartata (exemplu: an 2050)
• Autorizatie de mediu -Incarca fisier:  se incarca autorizatia de mediu in format pdf|doc|docx|jpg|jpeg|png 

Licente:

• Nr. licenta de transport: se completeaza cu numarul licentei de transport
• Data emitere licenta de transport: se introduce data de emitere a licentei de transport a colectorului 
• Data expirare licenta de transport: se introduce data de expirare a licentei de transport a colectorului
• Licenta de transport – Incarca fisier:  se incarca licenta de transport in format pdf/doc/docx/jpg/jpeg/png 

Date de contact:

• Nume: se completeaza numele persoanei cu care se poarta corespondenta din partea colectorului
• Prenume: se completeaza prenumele persoanei cu care se poarta corespondenta din partea colectorului
• E-mail: se completeaza adresa de e-mail 
• Functie persoana de contact: se completeaza functia persoanei in cadrul companiei colectoare

Contracte:

Contract 1:

• Nr. contract 1: se completeaza cu numarul contractului (numarul contractului este alocat de catre prestator, in cazul acesta colectorul)
• Data emitere contract 1: se completeaza cu data in care a fost incheiat contractul
• Data expirare contract 1: se completeaza cu data in care expira contractul
• Contract 1- Incarca fisier:  se incarca contractul in format pdf/doc/docx/jpg/jpeg/png 

In practica exista situatia in care se pot incheia mai multe contracte cu acelasi colector. Datele solicitate pentru celelalte contracte (contract 2 si contract 3) se completeaza similar.

Atentie! Toate datele de expirare introduse trebuie sa fie corecte, astfel incat aplicatia sa te atentioneze cand acestea expira pentru demara demersurile necesare. Un contract de colectare expirat nu este de ajutor in cazul unei inspectii de mediu.

7. Intocmeste Evidenta lunara a gestiunii deseurilor

Evidenta lunara a gestiunii deseurilor se intocmeste acesand lista deseurilor generate, adaugate in pasul anterior, prin selectarea modulului Deseuri, din meniul lateral al platformei. Pentru intocmirea evidentei se acceseaza sectiunea Gestiune Deseuri avand astfel acces la lista deseurilor generate, adaugate in pasul anterior. 

Intocmirea evidentei se realizeaza pentru fiecare deseu generat, completand fiecare dintre cele 4 capitole aferente evidentei lunare a gestiunii deseurilor. Acestea sunt configurate exact ca in legislatia cadru si preiau automat informatiile completate in pasii anteriori. Tot ceea ce trebuie sa faci la capitolul 1 este sa adaugi cantitatile aferente, in ceea ce priveste: stocul initial, generarea, valorificarea si eliminarea deseurilor.

La capitolul 2 este necesar sa completezi informatii cu privire la sectie, tipul recipientului in care se stocheaza, tratarea deseurilor (cantitatile de deseuri tratate si modul de tratare) si transportul deseurilor (scopul, mijlocul si destinatia). Aceste informatii se regasesc predefinite in aplicatie si se completeaza conform legendei afisate sub tabelul de la cap.2. Pe baza datelor introduse in capitolele 1 si 2, aplicatia completeaza automat capitolele 3 si 4. Poti descarca si salva evidenta lunara a gestiunii deseurilor in format pdf sau poti printa direct pe suport hartie

Meniu principal (lateral stanga) ⇒ Deseuri ⇒ Gestiune deseuri ⇒ Vizualizeaza deseu (pictograma “ochi”) ⇒ Cap.1 ⇒ se completeaza informatiile solicitate ⇒ Cap.2 ⇒ se completeaza informatiile solicitate ⇒ Cap. 3 (se vizualizeaza, intrucat se completeaza automat dupa completarea Cap.1 si Cap.2) ⇒ Cap. 4 (se vizualizeaza, intrucat se completeaza automat) 

Exista posibilitatea printarii fiecarui capitol in parte, prin accesarea butonului Printeaza raport din fiecare capitol.

Dupa ce ai completat,  poti descarca si salva evidenta lunara a gestiunii deseurilor in format pdf sau poti printa direct pe suport hartie prin 2 moduri:

1. Meniu principal (lateral stanga)⇒ Deseuri ⇒ Gestiune deseuri ⇒ Vizualizeaza deseu (pictograma “ochi”) ⇒ Raport PDF final
2. Direct din orice capitol: Gestiune lunara deseu ⇒ Raport PDF final

8. Intocmeste Raportul anual privind evidenta gestiunii deseurilor

Raportul anual reprezinta centralizarea evidentelor lunare si se genereaza automat, in baza informatiilor completate in pasii anteriori. Acesta poate fi generat in orice moment, accesand sectiunea Raportari anuale, din modulul Deseuri, aflat in meniul lateral al platformei. 

Astfel, prin doar cateva click-uri, vei avea acces la raportul dorit, in formatul impus de catre agentia pentru protectia mediului. Avantajul major pe care ti-l ofera platforma in ceea ce priveste raportul anual, este ca ai acces la acesta de oriunde si in orice moment. In eventualitatea unui control, il poti transmite catre colegii tai sau direct catre clientul tau, in doar cateva secunde.

Meniu principal (lateral stanga)⇒ Deseuri ⇒ Raportari anuale (L211/2011, HG 856/2002) ⇒ Vizualizeaza raport (pictograma “pdf”) ⇒ Printeaza raport (in pdf sau pe suport hartie)

9. Urmareste Calendarul raportarilor din domeniul mediului

Calendarul se acceseaza din meniul lateral al platformei, selectand modulul Calendar Raportari. Acesta iti ofera acces la calendarul complet al raportarilor obligatorii din domeniul mediului, astfel incat sa stii care sunt raportarile obligatorii, care este termenul limita de transmitere, cine are obligatia de raportare, care este frecventa cu care se transmit, care sunt institutiile catre care se raporteaza, dar si modalitatea de raportare. In plus, vei fi instiintat prin e-mail, despre raportarile obligatorii din lunile urmatoare.

Toate acestea te vor ajuta sa fii aliniat la legislatia in vigoare, evitand astfel amenzile si sanctiunile care decurg din nerespectarea acesteia.